نصائح لتحسين مهارات الاتصال في مكان العمل

هذه المقالة جزء من سلسلة النصائح المهنية الحصرية لدينا بالشراكة مع جمعية IEEE للتكنولوجيا والإدارة الهندسية.

يؤدي ضعف التواصل إلى حدوث مشكلات وتأخير وفشل في الفرق والمنظمات. كمهندسين يريدون إيصال ما نعمل عليه وسبب أهميته، نحتاج إلى العمل على تحسينه.

قد يبدو ذلك واضحا، ولكن كيف نتواصل في كثير من الأحيان يعتمد على مَن نتواصل مع. تختلف طريقة الاتصال وكذلك المحتوى إذا كنت تتحدث مع مسؤول تنفيذي أو زميل أو شخص تقوده.

باعتباري خبيرًا مهنيًا، يمكنني مساعدتك على التواصل بشكل أفضل على مستويات مختلفة من مؤسستك، سواء عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف أو افتراضيًا.

هذا ليس نموذج “مقاس واحد يناسب الجميع”. لدى الأفراد على جميع المستويات تفضيلات متفاوتة من حيث الأسلوب والإيقاع والطول والوضع. إنها ممارسة جيدة أن تكون حساسًا لمثل هذه الاختلافات.

التواصل “حتى” مع القادة

لنبدأ بالتواصل مع القادة والمزيد من كبار المديرين داخل المنظمة.

أولاً، خذ بعين الاعتبار الغرض من التواصل معهم، مثل:

• جعلهم على بينة من عملك لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• تأثير مشروعك على الفرق.
• الإبلاغ عن التقدم المحرز في مبادرة استراتيجية.

مثل هؤلاء القادة لا يريدون كل التفاصيل. في كثير من الأحيان ليس لديهم الوقت، أو قد لا يفهمون التفاصيل، خاصة إذا كان الموضوع تقنيًا للغاية.

ومع ذلك، فإن السياق والتأثير مهمان بالنسبة لهم. كيف يتناسب ما تشاركه مع الشركة ككل؟ وهل سيؤثر على التطورات الأخرى؟ ماذا يعني بالنسبة لفريقك والآخرين المضي قدمًا؟

أعط القادة ما يحتاجون إليه. كن مختصرًا ومقنعًا.

على سبيل المثال، كان لدي عميل تدريب كان يعمل على مبادرة كبيرة لتحويل منصات التكنولوجيا المستخدمة لتخزين وتوزيع منتجاتهم الرقمية. لقد كان ذلك أمرًا كبيرًا بالنسبة للشركة، حيث أن كل شيء آخر قاموا بتسليمه عاد إلى المنصة. عند التحدث إلى الإدارة العليا، كان عليهم في الغالب التركيز على الجدول الزمني والميزانية وتوقعات الموثوقية/الأداء أثناء سيرهم في المشروع حتى يتمكن فريق القيادة من اتخاذ القرارات بناءً على تلك المعلومات.

دورك هو مساعدة العميل على اتخاذ قرارات مستنيرة. يمكنك أن تكون استباقيًا في التواصل مع كبار القادة عندما يكون ذلك مناسبًا، ويجب عليك التأكد من الرد على الأسئلة والطلبات في أسرع وقت وبشكل واضح قدر الإمكان.

إن ما ستتواصل معه وكيف ستشكل نظرة القادة إليك، مع ما يترتب على ذلك من آثار محتملة على تقييمات أدائك وفرصك المستقبلية.

التواصل عبر المستويات

في هذا المستوى، تتواصل بشكل متكرر مع أقرانك أو أصحاب المصلحة أو العملاء أو المتعاونين الآخرين.

احذروا لعنة المعرفة. إذا كنت تعتقد أنك تعرف أكثر مما يعرفونه، فقد يكون من الصعب النظر إلى الأشياء من وجهة نظرهم ومساعدتهم على الفهم لأن لديك بالفعل أشياء مخططة في رأسك. التواصل مع الأقران لا يقتصر فقط على تبادل المعلومات. يمكنك، بل وينبغي عليك، طلب المعلومات والرد على الطلبات ووجهات النظر التي شاركها الآخرون. تعتبر عملية الأخذ والعطاء مهمة في بيئة جماعية.

ضع في اعتبارك ما تحتاج إلى التواصل معه:

• ما الذي يحتاج العميل إلى معرفته لاتخاذ قرارات جيدة؟
• ما هي المدخلات التي تحتاجها للتعاون بفعالية؟
• هل هناك خلفية أو سياق يحتاج العميل إلى فهمه؟
• هل لديك الأشخاص المناسبين المعنيين؟

بالعودة إلى مثال عميلي أعلاه، عندما كان يعمل مع أقرانه كان يركز في الغالب على التواصل وحل التفاعلات/التبعيات. فهو يسمح لأعضاء المجموعة بالتأكد من قدرتهم جميعًا على العمل معًا وإزالة العوائق الحاسمة أمام تقدم الفرق الأخرى.

يتيح لك العمل بشكل تعاوني الحصول على أفضل النتائج من الجميع، بدلاً من اتخاذ قرارات من جانب واحد والمضي قدمًا بمفردك. إن إشراك أعضاء الفريق بطريقة بناءة وداعمة سيساعدك على أن تصبح زميلًا وشريكًا أفضل، مع تحقيق فوائد ملموسة وغير ملموسة.

التواصل مع من تقودهم

إن التواصل بكلمة “أسفل” لا يعني التحدث باستخفاف إلى أي شخص. إنها مجرد وسيلة للتواصل مع من تقودهم، بشكل رسمي أو غير رسمي. إنهم لا يريدون أن يتركوا في الظلام. إنهم بحاجة إلى أن يكون لديهم سياق وفهم ليس فقط ماذا يفعلون ولكن أيضا لماذا.

عند التواصل مع موظفيك:

• ساعدهم على رؤية الصورة الكبيرة وفهم كيف تساهم أفعالهم في تحقيق أهداف ومبادرات أكبر.
• شارك السياق والأسباب الكامنة وراء القرارات. الشفافية مهمة لتجنب القصص الكاذبة والافتراضات غير الصحيحة. ومع ذلك، ستكون هناك مناسبات لن تتمكن فيها من إعطاء الموظفين الصورة الكاملة.
• احصل على مدخلاتهم بشكل متكرر؛ لا تعطي الأوامر فقط. يعد موظفوك جزءًا مهمًا من المنظمة، وسيكون لديهم مدخلات وأفكار مفيدة. استمع إليهم وساعدهم على الشعور بالسمع والتقدير.

عندما كان عميلي يتواصل مع فريقه، ساعد زملائه على معرفة السببلقد كانوا منخرطين في مشروع التحول التكنولوجي، وما يجب على كل شخص القيام به، ومتى يجب إكمال المهمة. لقد ساعد ذلك الجميع على الشعور بالارتباط بالغرض من عملهم، وخلق التزامًا جماعيًا حول الإنجازات.